Cómo hacer un acta de reunión

Para hacer un acta de reunión hay que tomar notas durante la reunión, apuntar lo más relevante que se va diciendo. Posteriormente, para redactar el acta de la reunión hay que estructurar el contenido de lo que se ha dicho en la reunión y desarrollar algunos puntos de manera resumida. Seguramente durante la reunión no te dará tiempo de anotarlo todo, ni falta que hace, sólo hace falta anotar las ideas, acuerdos, los puntos más relevantes para que luego te sirva de recordatorio de lo que se dijo y puedas desarrollar cada punto tratado en el acta de reunión.

Puntos de una reunión que debería incluir un acta

Una acta de reunión debe contener todo aquel contenido que sea relevante. Como ves, es difícil que un robot haga un acta de reunión dado que saber que es «relevante» requiere de una cierta inteligencia.

El contenido dependerá bastante del tipo de reunión y de la temática, pero seguro que para todas las reuniones se puede estructurar el contenido en base a los siguientes puntos:

Datos del contexto de la reunión
Orden del día
Aprobación del acta anterior
Desarrollo de los puntos tratados
Acuerdos
Plasmar el «making-off»
Plasmar las tareas identificadas durante la reunión
Inventario de tareas pendientes de anteriores reuniones
Fecha de siguiente reunión

A continuación se explica en detalle cada uno de los puntos a incluir en el acta de reunión.

1. Datos del contexto de la reunión

Fecha, intervalo de tiempo en que se produjo la reunión, asistentes, ubicación donde se realizó, etc.

2. Orden del día

Al principio de todo del acta una enumeración de los puntos que se han tratado. Idealmente los puntos tratados deberían haberse acordado previamente a la reunión. No pasa nada si no es así siempre y cuando quien dirija la reunión tenga claro el guión y la reunión no se convierta en una deriva errática de temas a comentar.

3. Aprobación del acta anterior

Si alguien se toma la molestia de hacer la «fotofinish» de una reunión y luego los asistentes no dan su aprobación ¿De qué sirve el acta? pues de poco. Lo recomendable es enviar el acta a los asistentes por vía telemática pero revisarla durante la próxima reunión. Si lo intentas hacer por mail puedes destapar la caja de pandora y será poco eficiente. La aprobación del acta, con enmiendas si se hacen, se reflejará en el acta de la próxima reunión.

4. Desarrollo de los puntos tratados

Yo los agruparía según un criterio temático. Tema A, explicación de lo relevante. Tema B, explicación de lo relevante, etc. Los temas a plasmar dependerán mucho de la reunión. Pueden ser bloques temáticos del desarrollo de una aplicación, la identificación de riesgos de un proyecto, los puntos relevantes de un servicio prestado (tema incidencias, tema revisión informe servicio, etc.).

5. Acuerdos

Descripción de aquellos puntos que se han acordado durante la reunión. Si se ha acordado que el proyecto va a empezar en tal fecha, que las personas implicadas serán fulanito y menganito, que la dedicación de tal persona será total (full-time) debe hacerse constar en acta. ¿Qué pasa si un proveedor dice en una reunión que Alberto estará full-time para el proyecto y luego resulta que sólo dedica 2 días a la semana para dicho proyecto? lo que pasa lo sabemos todos, un marrón, pero si hay una acta de por medio todo es más objetivo. El cliente puede acreditar que se acordó dedicación total y el proveedor tiene que tener un buen argumento o hacer una contra-prestación (poner un perfil similar al 100%) para subsanar el problema. Si nada queda escrito es cómo si nada hubiese sucedido.

El mismo concepto es aplicable a cualquier otro tema. ¿Qué pasa si se toma una decisión técnica y no se hace constar en un acta? marrón doble, luego no hay constancia escrita de qué decisión se tomó, quién o quienes la tomaron y qué argumentos dieron. No se puede hablar objetivamente y lo peor, no se puede aprender de los errores.

6. Plasmar el «making-off»

En determinadas ocasiones es importante que se refleje en el acta cómo sucedió una cosa. Hacer constar que primero Alberto propueso la opción A, pero que Juan dijo que no podía ser porque no tenían tal material y propuso la opción B. De nuevo, hace falta una cierta inteligencia para ver si esto es relevante y ver si el tiempo invertido en redactar esto beneficia substancialmente el desarrollo del proyecto.

7. Plasmar las tareas identificadas durante la reunión

Todo es importante, pero sin duda plasmar en el acta las tareas identificadas es crucial para que el proyecto avance. Para ser efectivos la descripción de la tarea debe ser clara y concisa, se debe identificar el responsable de la tarea (el que se compromete a hacerla o a hacerla hacer) y a ser posible la fecha estimada de finalización. No se si te ha pasado de asistir a reuniones en las que hay alguna persona que es muy activo identificando tareas, mejoras, cosas para que todo fuera perfecto pero a la siguiente reunión viene con las manos en los bolsillos. Este punto es un antídoto contra esta actitud. Si alguien propone una tarea de la que va a tenerse que hacer cargo y dar explicaciones en la siguiente reunión pues se lo piensa dos veces.

8. Inventario de tareas pendientes de anteriores reuniones

Esto no tiene por que estar dentro del acta, podría ser un documento aparte para llevar el control de las tareas pendientes. Si bien en según qué casos es útil poner al final del acta un anexo con la relación de tareas pendientes identificadas en reuniones anteriores. Es normal que las tareas identificadas en una reunión no sean finalizadas todas en la próxima reunión. Con este anexo se facilita que no se «traspapelen» las tareas.

9. Fecha de siguiente reunión

De nuevo, no es imprescindible pero sí recomendado, pues si todos los asistentes les parece bien realizar la próxima reunión en tal fecha y hora pues se hace constar en acta y es un tema menos a gestionar. Todo el mundo tiene el acta y ve la fecha que se acordó. En reuniones periódicas de seguimiento con varias personas mejor acordar la fecha de la próxima reunión durante la reunión sino puede ser de locos encontrar una fecha que convenga a todos por vía telemática.

El acta de una reunión debe ser como un espejo de lo más relevante que ha sucedido durante la reunión y a la vez ser lo suficientemente resumida para que en un tiempo breve cualquier persona que no atendió a la reunión pueda hacerse una idea fidedigna de lo que pasó. Para incrementar la productividad de una reunión de trabajo es crucial realizar el acta de la reunión, donde quede plasmado en blanco sobre negro qué acuerdos se han tomado, qué tareas y para cuando se han comprometido los asistentes a llevarlas a cabo, qué argumentos se han dado para justificar tal decisión, etc.

¿Qué no debería contener una acta de reunión?

Una acta de reunión no debería contener puntos ni aspectos que no hayan sucedido durante la reunión. Es simple y fácil pero a veces se confunde lo que se dijo en la reunión con lo que se debería haber dicho en la reunión. Cuando se aprueba el acta de la reunión lo que se tiene que aprobar es lo que se dijo, no lo que se debería haber dicho. Lo que debería haber sido se puede decir en la próxima reunión y constará en el acta de esta reunión, pero no en la anterior. Es un tema de consistencia y coherencia. Si en una reunión se dice que dos más dos son tres esto es lo que debe constar en el acta porque es lo que se dijo. En la próxima reunión se hará la corrección y en el acta constará que se enmienda el contenido del acta anterior diciendo que dos más dos hacen cuatro.

¿En qué formato de documento se debe hacer un acta de reunión?

Desde mi punto de vista lo importante es que el acta de reunión exista en un formato cómodo de revisar por parte de los asistentes. Yo recomiendo hacer el acta de reunión con un editor de texto y entregarla a los destinatarios en formato PDF. Más justificado incluso si el acta tiene una cierta envergadura de páginas (2-3 o más).

Hay gente que le da palo editar en un word y le sale más suelto en un mail, pues fantástico, si el acta tiene lo esencial bienvenido (siempre se puede coger el mail y convertir a PDF para archivar el acta). Yo no soy partidario de una estructura de acta determinada que luego se tiene que ir rellenando, en alguna ocasión intenté rellenar una y es como un corsé. Prefiero que el que redacte el acta estructure el contenido como crea que se entienda mejor.

¿Es necesario siempre hacer un acta de reunión?

No en todas las reuniones está aconsejado o es recomendable hacer un acta de reunión. Por ejemplo, en reuniones con un objetivo muy concreto, de carácter negociación, donde se sale por la puerta con un «no», un «sí» o un «ya veremos» quizás no haga falta una acta. Estas suelen ser reuniones de alto nivel, con una finalidad de negociación, tanteo de posiciones, envío de globo sonda, etc.

Para el resto de reuniones, la típica reunión que seguro que atiendes cada semana en tu entorno empresarial es muy recomendable disponer del acta de la reunión para que la reunión sea lo más productiva posible.

Sucedáneos de acta de reunión

Hay reuniones, en especial de seguimiento en un equipo de trabajo, que no importa tanto los acuerdos, el making-off, ni el día y hora de la reunión sino un resumen de las tareas a acometer en los próximos días. Esto no es estrictamente un acta pero es tremendamente útil y necesario para que el proyecto evolucione, nada, un simple mail o documento con el inventario de tareas a hacer por parte de cada miembro del equipo.

¿Por qué es necesario hacer un acta de reunión?

Si has leído todo hasta aquí te felicito. Tiene mérito. No tengo nada más que añadir para justificar la necesidad de hacer el acta de una reunión. Sé por experiencia que este tema puede ser como una religión. He conocido personas que no son partidarias de hacer actas. Allá ellas, si consiguen resultados y cumplir con los compromisos de un proyecto genial, yo creo en esto. La especie humana se relaja por naturaleza. Hacer una tarea de vez en cuando mola. Pero en un proyecto largo, con reuniones cada semana o cada dos semanas, con tareas a dar cuenta y tareas de regalo post-reunión, ¿a quién le mola? la no existencia de un acta de reunión (o sucedáneo) es el mejor abono para omitir responsabilidades de los integrantes de un proyecto (en especial de los más holgazanes).

¿Por qué cuesta tanto tener actas de las reuniones?

¿Si son tan útiles las actas de reunión por qué cuesta tanto encontrar actas de reunión en un proyecto? Todo tiene que ir a la par. Si se hace una acta de reunión (que tiene un coste en horas/dinero) luego se tiene que ser coherente y consecuente. Si se acuerda A y B luego se tiene que cumplir en un alto grado. Si el ambiente de los integrantes del equipo es de pasarse por el forro lo que se acuerda no hace falta hacer acta. Si la descoordinación y la improvisación de un proyecto campan a sus anchas el acta no aporta mucho.

Y no nos engañemos, hacer el acta de una reunión es un palo. Si no has hecho nunca una te invito a que lo pruebes. No es como escribir una novela donde tu te inventas la trama. Es más bien como esos personas que salen en las pelis de abogados que con una máquina de escribir transcriben lo que sucede, pero más difícil porque hay que sintetizar. Hay que estar atento a la reunión (si, uno no puede estar mirando Twitter), hay que tomar notas y luego hay que pasarlas a limpio. Esto se sabe o se intuye, así que ¿quien hace el acta de la reunión? En una reunión todo el mundo tiene una buena excusa para no hacerla. Y muchas veces a quien le cae hacer el acta no la acaba haciendo como debería y en consecuencia su utilidad es reducida y más bien para cubrir el expediente.