¿Cómo preparar el orden del día de una reunión?

Preparar el orden del día de una reunión de trabajo consiste en identificar y ordenar todos aquellos puntos que sean relevantes y adecuados de tratar en el contexto de la reunión. Dicho así parece fácil si bien requiere un cierta dosis de inteligencia y tiempo. Inteligencia y tiempo para hacer un simulacro mental de la reunión y ponerse en el contexto de la reunión: ¿Qué personas está previsto que atiendan?, ¿Qué perfil profesional tienen estas personas?, ¿Cuál es el motivo o origen que se haya propuesto la reunión?, ¿Qué objetivo se pretende lograr una vez finalizada la reunión? ¿De cuánto tiempo se dispone? Son algunas de las preguntas que deberías hacerte y te ayudarán a identificar los puntos a tratar.

Los puntos a tratar dependerán mucho del tipo de reunión y de la temática específica. Los puntos específicos de una reunión sobre tecnologías no tendrán mucho qué ver con los puntos específicos de una reunión sobre leyes. Sin embargo, hay o debería haber unos puntos en común en la mayoría de reuniones, sean de la temática que sean. Son puntos del orden del día casi protocolarios, pero desde mi punto de vista igual de importantes que los puntos específicos.

Puntos del orden del día protocolarios

Introducción al contexto: esto es una pequeña introducción para romper el hielo: «estamos aquí reunidos, la empresas A, B y C para abordar el tema…».
Presentación de asistentes: en reuniones en que hay personas que no se conocen entre ellos yo recomiendo hacer una ronda de presentaciones; nada solemne, simplemente una cuestión de cortesía. Decir el nombre, cargo y empresa en la que trabajas. Parece una tontería pero ayuda enormemente a poner en contexto las aportaciones de cada persona. Y también va muy bien para saber el rol que dice cada persona que tiene. Si uno se presenta como gestor de proyectos sus aportaciones deberían ir en la línea de la gestión de proyectos. Si uno se presenta como experto en una tecnología muy concreta sus aportaciones más relevantes deberían ir en esta línea. Y por otra parte, también puede frenar el ímpetu de algunas empresas a que asista todo su ejército en una reunión. Yo me encontrado en reuniones donde había 5 o 6 personas de una misma empresa. Si cada una hace su función y hacen una aportación relevante a la reunión está justificado, pero si no es así sería mejor que no asistieran tantos. Que se presenten los asistentes y que declaren el rol que van a jugar es una buena manera de desafiar este aspecto.
Enunciar los puntos del orden del día: ya que uno se ha currado los puntos del orden del día a tratar, y en algunos casos han sido pre-acordados previamente a la reunión, lo mínimo que se puede hacer es enunciarlos al principio de la reunión. De este modo todos los asistentes de la reunión están informados y se presta a que realicen observaciones o enmiendas al orden del día si lo creen oportuno. Si uno de los asistentes tiene pensado sacar a colación un tema no identificado en el orden del día mejor que lo diga al principio que no en medio o al final de la reunión. Es importante que todos los asistentes tengan presente el orden del día de la reunión para que se organicen. Va bien para controlar el tiempo. Si la reunión está previsto dure dos horas y hay cuatro puntos de envergadura similar se debería dedicar media hora a cada punto. No hace falta hacerlo matemáticamente pero sí es bueno tener una orientación.
Revisión y aprobación del acta de la anterior reunión: esto consiste en revisar y aprobar el acta de reunión de la reunión anterior. Esa reunión en la que se dijo esto y lo otro, en la que se acordó que se haría y se dejaría de hacer. Esa reunión en la que se puso como objetivo para tal fecha tal cosa. Todo esto debe ser revisado e, idealmente, aprobado por todos los asistentes. Supongamos que la reunión anterior se realizó a principios de mes. Al cabo de dos o tres días se debería enviar el acta de reunión por medios telemáticos (por ejemplo, por email) para que los asistentes tengan tiempo de revisarla antes de la próxima reunión. Supongamos que a mediados de mes se realiza la próxima reunión, la reunión para la que estamos preparando el orden del día. Pues bien, es en esta reunión que se debería aprobar el acta de la reunión anterior. ¿Por qué? porque en principio estarán todos los asistentes de la anterior reunión y es bueno que cuando se aprueba un acta los asistentes lo digan claramente o callen para siempre. A efectos prácticos también conviene hacerlo así. ¿Qué suele suceder? Alguien se curra el acta de la reunión, pero todos sabemos que un acta de reunión no es un cuento literario atractivo y que todo el mundo tiene mucho trabajo, de modo que es muy probable que muchos de los asistentes no se la hayan leído. Revisar y aprobar el acta de reunión presencialmente con todos los implicados garantiza que todos los asistentes estén al corriente de los puntos relevantes y de las obligaciones que pudieran derivarse del acta. Si los asistentes se han leído el acta previamente y dicen estar de acuerdo, pues ganga. Este punto se zanja en 2 minutos. Si no, no os sepa mal dedicarle 20 o 30 minutos para hacerlo. De nada sirve que en la reunión anterior se prometa la Luna si en la próxima reunión se pasa por alto revisar las promesas.
Puntos específicos: llegados a este punto sería un buen momento para empezar a abordar puntos específicos de la temática de la reunión. Aquí no te puedo ayudar mucho, tendrás que pensar en lo más relevante a tratar dada tu temática y teniendo en cuenta las preguntas que planteaba al principio del artículo.
Sobrevenidos: a mi me gusta proponer un punto de «sobrevenidos» en el orden del día. Está bien ser flexible para admitir puntos a tratar que no se hubieran identificado pero hasta un cierto punto. La reunión tiene un objetivo y para conseguir ese objetivo se han identificado unos puntos. Si surge un punto no identificado pero va en la dirección del objetivo es bueno incluirlo si queda tiempo o canjearlo por otro punto (si no queda tiempo). Aquí lo importante es tener claro el objetivo de la reunión y no perder el norte. Que no venga un asistente, proponga hablar del sexo de los ángeles y todos los asistentes se vean discutiendo sobre este tema y se acabe el tiempo sin haber hablado de lo que estaba previsto hablar en el orden del día. De nuevo, hace falta tener criterio y un poco de inteligencia para aceptar o denegar puntos sobrevenidos. También está bien poner un punto explícito de sobrevenidos para que los asistentes sean conscientes que son cosas que a nadie se le ocurrió previamente, ya sea porque era difícil de identificar o porque nadie le dedicó un mínimo de tiempo.
Planificación próxima reunión: esto es, acordar entre todos los asistentes la fecha, hora y lugar para realizar la próxima reunión de seguimiento. De nuevo, parece una tontería pero si te dejas de hablar este punto vas a sudar para gestionar por vía telemática la fecha que convenga a todos los asistentes, en especial si hay un buen número de asistentes (y más si alguno de ellos no tiene interés en asistir). Presencialmente todo es más fácil, se propone una fecha, los asistentes miran in-situ su agenda (con smartphone, portátil, agenda clásica…) y dan la aprobación. Lo bueno si se hace así es que la fecha va a constar como un acuerdo en el acta de la reunión. De modo que si alguien quiere cambiar la fecha a posteriori tiene que justificarlo muy bien.

Consejos para hacer el orden del día de una reunión

Saber que objetivos tiene la reunión: hay que tener claro qué objetivos se busca lograr en la reunión. Si es una reunión para calentar la silla no tiene mucho sentido hacerla. Tienes que saber a que se va a la reunión.

Calibrar el tiempo: primero tienes que tener claro la duración de la reunión. Si se la reunión está previsto dure 2 horas tienes que adaptar los puntos a tratar a este tiempo. No te pases de ambicioso con los puntos a tratar. Respeta el tiempo de los asistentes. La reunión tiene que ceñirse al tiempo planificado. Si luego todos los asistentes deciden unánimemente alargar la reunión es otra cosa, pero no cuentes con esto de antemano.

Ten en cuenta los perfiles profesionales de la reunión: no es muy sensato abordar temas muy técnicos si hay asistentes con perfiles no técnicos. Mejor organizar una reunión monográfica para tratar estos temas. Hay que segmentar las reuniones por perfiles. Si hay aspectos técnicos para discutir mejor organizar una reunión de trabajo de índole técnica con los asistentes que tengan perfil técnico. Luego se levanta acta y se informa a otros participantes del proyecto de las conclusiones). Lo mismo en la otra dirección. Muchos técnicos se aburren y bajan la atención cuando se tratan temas administrativos, logísticos, o de otra índole. Una vez se sabe cuáles son los asistentes hay que pensar que los puntos a tratar sean adecuados para cada perfil y a la vez contribuyan a conseguir el objetivo de la reunión. A veces no es fácil.

Evitar salirse del guión: tienes que tener criterio si un tema no previsto merece la pena que cope el protagonismo de la reunión. Cuando enuncies el orden del día es posible que alguien contra-proponga otros temas. Se valiente y piensa si conviene abordarlos. Si crees que no, corta por lo sano y di no.

Asegúrate que el acta de la reunión anterior se ha entregado a los asistentes. Y ya para nota, invita a que los asistentes den feedback del acta por vía telemática. Todo lo que se avance antes de la reunión es tiempo que ahorras de la reunión.

Recuerda sutilmente las obligaciones de los asistentes. Hay que trabajar previamente a la reunión. Si entre dos reuniones consecutivas nadie a movido un dedo seguramente no tiene mucho sentido reunirse. Si una reunión gira en torno a revisar un informe de conclusiones es importante estar al tanto de quien tiene que hacer el informe. A veces es mejor cancelar una reunión a tiempo que hacer la reunión sin tener de qué hablar. A veces merece la pena hacer la reunión aunque sea ir a perder el tiempo simplemente para que quede constancia formal que una de las partes no ha cumplido con sus obligaciones y por tanto el objetivo no se puede conseguir. Ojo a cancelar la reunión sin haber re-planificado la fecha.

Preparar y compartir antes de la reunión documentos de trabajo, ni que sean en modo borrador. Cuando las cosas se hacen bien es bueno compartirlo con el resto. A lo mejor el resto de los asistentes abre el documento y lo mira en diagonal y luego cuando el que ha hecho el trabajo empieza a hablar el resto está más preparado. Hay veces que uno de los asistentes empieza a hablar y hacer referencias a un documento cuando el resto de los asistentes no tiene ni siquiera el documento. Si un documento crucial para la reunión no se ha enviado telemáticamente antes de la reunión al menos haz copias impresas y entregarlo a los asistentes.

Enviar el orden del día antes de la reunión. Si has tenido en cuenta todo lo anterior y te has currado el orden del día no te dejes lo más fácil: enviar el orden del día a todos y cada uno de los asistentes. Envíalo en modo propuesta e invita a opinar y hacer aportaciones al orden del día. Si te has olvidado de enviar el orden del día, de nuevo, al menos imprime el orden del día y entrega una copia a cada asistente.

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